Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) - Tübingen
Mehr Möglichkeiten mit der Habila GmbH
Die Habila GmbH bietet in Baden-Württemberg an zahlreichen Standorten für Menschen mit Behinderung ein vielfältiges Dienstleistungsangebot in den Bereichen Wohnen, Arbeiten, Bildung und Freizeit. Damit unsere Organisation verlässlich, klar und wirksam gesteuert werden kann, suchen wir eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in unbefristeter Vollzeitanstellung, die strukturiert arbeitet, vorausschauend mitdenkt und Entscheidungen durch präzise Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung unterstützt.
Sie arbeiten in direkter Linie mit dem Geschäftsführer zusammen und sorgen dafür, dass Themen, Abstimmungen und Fristen konsequent gesteuert werden. Ihr Schwerpunkt liegt weniger auf klassischer Sekretariatsarbeit, sondern auf der strukturierten Vor- und Aufbereitung von Entscheidungen, der Koordination bereichsübergreifender Zuarbeiten sowie dem verlässlichen Maßnahmen- und Fristenmanagement.
Die Position ist am Standort Tübingen in Vollzeit angesiedelt. Diskretion, Verlässlichkeit und eine klare Priorisierung sind in dieser Vertrauensposition unerlässlich.
Ihre Schwerpunkte:
- Steuerung & Priorisierung: Eigenständige Strukturierung und Priorisierung des Themenportfolios der Geschäftsführung (Themenliste, Fristen, Entscheidungspunkte), inkl. konsequenter Wiedervorlagen und transparenter Statussteuerung.
- Entscheidungsvorbereitung: Erstellen prägnanter Kurzvorlagen, Vermerke und Statusübersichten (z. B. 1–2 Seiten) mit klaren Handlungsvorschlägen, Risiken und nächsten Schritten; Aufbereitung von Informationen aus den Bereichen Finanzen/Controlling, Personal und Organisation zur schnellen Entscheidungsfähigkeit.
- Koordination & Nachverfolgung: Aktives Nachhalten von Zuarbeiten und Maßnahmen aus Besprechungen; strukturierte Abstimmung mit Führungskräften und Schnittstellen; Eskalation bei Verzögerungen nach vereinbarten Regeln.
- Sitzungs- und Gremienmanagement: Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen (Ziel, Agenda, Unterlagen, Ergebnisdokumentation) sowie Maßnahmen-Tracking bis zum Abschluss.
- Kommunikation & Qualität: Entwurf und Qualitätssicherung von Korrespondenz der Geschäftsführung (intern/extern) – klar, adressatengerecht, verbindlich; sichere Verteiler- und Ablagelogik (Versionen, Nachvollziehbarkeit).
- Termin- und Ablaufmanagement: Professionelle Terminplanung als Grundlage der Arbeitsfähigkeit der Geschäftsführung (Priorisierung, Konfliktmanagement, Vorläufe) sowie Sicherstellung fristgerechter Versände und organisatorischer Abläufe.
Qualifikation und Erfahrung:
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung und/oder ein Studium (z. B. BWL, Public Management, Sozialwirtschaft) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Koordinations- oder Stabsfunktion – idealerweise in einer komplexen Organisation.
- Sehr sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel) sowie professionelles Dokumenten-, Vorlagen- und Ablagemanagement.
- Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und die Fähigkeit, komplexe Inhalte prägnant, strukturiert und adressatengerecht darzustellen.
Arbeitsweise und Persönlichkeit:
- Ausgeprägte Priorisierungskompetenz: Sie unterscheiden Wichtiges von Dringendem und handeln entsprechend.
- Hohe Verlässlichkeit, Tempo und Ergebnisorientierung – Sie liefern verbindlich und termintreu.
- Souveränität im Umgang mit unterschiedlichen Interessenlagen und Gesprächspartnern; klare, respektvolle Kommunikation.
- Diskretion, Loyalität und Professionalität in einer Vertrauensposition.
- Mut zur Klarheit: Sie benennen Risiken, Lücken und Unschärfen frühzeitig und schlagen Lösungen vor.
Bei uns erwartet Sie ein Umfeld, in dem Sinn, Professionalität und moderne Arbeitsbedingungen zusammenkommen – mit dem klaren Auftrag, Zusammenarbeit wirksam zu organisieren und gute Entscheidungen zu ermöglichen.
- Gestaltungsspielraum: Eine verantwortungsvolle Position in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung mit hoher Wirkung auf die Organisation.
- Arbeitsorganisation: Planbare Arbeitszeiten sowie – nach der Einarbeitung – die Möglichkeit zum anteiligen Homeoffice, soweit die Aufgaben dies zulassen.
- Einarbeitung & Entwicklung: Strukturierte Einarbeitung, schrittweise Verantwortungsübernahme und gezielte Fort- und Weiterbildungsangebote.
- Sicherheit & Vorteile: Vergütung nach TVöD-B/VKA (inkl. Jahressonderzahlungen) sowie betriebliche Altersversorgung/Zusatzversorgung.
- Weitere Benefits: Corporate Benefits, Betriebliches Gesundheitsmanagement, JobRad-Angebot, externe Mitarbeiterberatung sowie ein Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm.
Bereit für die nächste Aufgabe?
Gestalten Sie an der Seite der Geschäftsführung die Zukunft der Habila aktiv mit – durch klare Struktur, verlässliche Steuerung und prägnante Entscheidungsgrundlagen. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsportal.
Für Fragen vorab steht Ihnen Herr Oliver Cosalter gerne zur Verfügung:
Telefon 07071 97559-100 (Diskretion ist selbstverständlich).
Die Habila steht für Chancengleichheit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind ausdrücklich willkommen.
Bewerbung bitte online oder an job-3446@habila.mhmhr.com
